[How-To] 如何建立 Google 聯絡人

介紹 Google 聯絡人

最後更新時間: 2017/6/4

當你開始收發電子郵件之後,隨著來往信件的量越來越多,需要聯絡的人一定也會不斷增加。人腦其實相當不擅長記憶「聯絡人」這種資訊,你會記得某人的臉及名字,在街上偶遇時甚至可以馬上認出來,但是要你記住他的電話號碼以及他家的詳細地址,真的很有難度!所幸我們身處一個資訊數位化的時代,只要將聯絡人資訊交給 Google,可以節省你很多麻煩。

建立 Google 聯絡人的步驟

建立 Google 聯絡人有很多方法,這次先介紹在電腦上建立資料的步驟。

  1. 請先在瀏覽器中登入 Gmail,Google 聯絡人是屬於 Gmail 的一部分而不是一個獨立的服務。
  2. 有沒有注意到瀏覽器畫面左上方 Gmail 字樣旁的向下箭頭?按一下向下箭頭,你會發現下拉式選單中出現三個選項,分別為 Gmail、通訊錄跟工作表。請按一下 [通訊錄]。
    按一下 [通訊錄]
  3. 假如你是第一次使用 [通訊錄],請注意畫面上方 (搜尋框下方) 的黃色提示訊息。電話號碼預設的國家地區是 [台灣],正確的話請按一下 [接受],不然就按一下 [變更預設國家/地區] 進行變更。這個設定只有第一次使用 [通訊錄] 才會出現,不過不必擔心,這些設定之後都是可以依照你的需求變更的。
    國家地區設定
  4. 按一下瀏覽器畫面左上方的 [新增聯絡人]按一下 [新增聯絡人],這是以後要新增任何一筆新聯絡人的第一個動作。
  1. 接下來就是把每一項聯絡人資料填到對應的欄位。通常我們會填的第一筆資料應該都是聯絡人名稱,不論是人物姓名或是公司名稱均可。
    輸入聯絡人名稱
    假如你想填的精準些,可以按一下名稱欄位旁的 [詳細資料],然後就會出現 [編輯名稱] 視窗,填寫完畢按一下 [儲存]。
    詳細資料[編輯名稱] 視窗
  2. 除了 [名稱] 欄位之外,其他的預設資料欄位如下:
    • 電子郵件: 填寫聯絡人的電子郵件地址。區分為「公司」、「住家」以及「自訂」。假如你選擇了 [自訂],你可以輸入一些文字來表示這個電子郵件是作為那個用途,例如 [機密通訊用]。
      後面的資料欄位只要有提供 [自訂] 選項,你都可以輸入自訂文字。
    • 電話: 填寫聯絡人的電話號碼。區分為「手機」、「公司」、「住家」、「主機」、「公司傳真」、「住家傳真」、「Google 語音服務」、「呼叫器」以及「自訂」。
    • 地址: 填寫聯絡人地址。區分為「公司」、「住家」以及「自訂」。
      注意到了嗎?這個欄位旁也有 [詳細資料] 可以按,按了就會出現 [修改地址] 視窗,你也可以在這視窗裡填寫地址。
      [修改地址] 視窗
    • 日期: 填寫聯絡人關於日期的資料。區為「生日」、「週年紀念日」以及「自訂」。
    • 網址: 填寫聯絡人相關的網址資料。區分為「個人資料」、「網誌」、「首頁」、「公司」以及「自訂」。
  3. 假如有多筆同類型的資料,輸入完之後可以變更資料類型。如下圖中的例子,其實第二筆電子郵件地址是那為聯絡人私人用,你可以跟著下圖動畫中的方法把資料類型從 [公司] 變更為 [住家]。其他如電話的資料類型也是透過一樣的方法變更資料類型喔!
    變更資料類型

為聯絡人加上相片

你還可以為你的聯絡人加上相片,讓你以後更方便辨識。

  1. 按一下聯絡人名稱左方空白圖片的 [新增圖片]。
    [新增相片] 連結
  2. 在 [上傳] 標籤中,選取電腦中的圖片或是將圖片直接拖曳到這個視窗中。這個示範使用拖曳圖片檔案到這個視窗中上傳。
    在 [上傳] 標籤中拖曳相片上傳
  3. 選取合適的圖片大小,然後按一下 [設為聯絡人相片]。
    裁剪相片並完成設定

為聯絡人新增更多資料

下圖是把聯絡人預設資料欄位填完後的示範 (包含聯絡人相片)。
Google 聯絡人基本資料

除了預設欄位,那可不可以增加更多資料呢?當然可以!

預設資料欄位不只可以容納一筆資料,你還可以新增更多筆相同類型的資料。舉例來說,當你的聯絡人不只一個電子郵件信箱地址時,你還可以為他新增多筆額外的電子郵件地址資料。每個預設資料欄位在新增一本資料後,在這欄位資料的下方都會出現一個 [新增 XX],就如同上方的示範圖片一樣。
看你要新增哪一種資料,按一下 [新增 XX] (例如 [新增電子郵件]),你就可以為聯絡人增加一筆新資料。

除了上述的預設欄位之外,你還看到聯絡人資料的最下方還有一個 [新增] 按鈕。這個按鈕還可以新增更多類型的資料喔!請你自己試試看囉!

建立 Google 聯絡人資料時的建議

  • 對這個聯絡人有多少資料,你就一勞永逸的一次輸入完畢。名片會舊、會髒會不見,但是數位化資料不會。
  • 輸入真實姓名,不要輸入他的暱稱。假如你連他真名都不知道,你們的交情值得商榷。
  • 電子郵件地址以及手機號碼有的話一定要輸入,假如這為聯絡人使用的一樣是 Gmail 而且他有啟用 Google+,你會發現 Google 聯絡人會自動將他願意公開的資料與你的這筆資料連結起來。
    聯絡人資料包含手機號碼的話,你假如有智慧型手機就可以不必再建立一次,直接撥號。
  • 相片有的話也加一下,不然加個會讓你記住他圖片也是一個好辦法。圖像記憶的優先序比文字或是數字高多了,有相片或圖片對你查找起來也方便許多。
  • 假如有多筆同一類型資料 (例如電子郵件地址),你可以透過分類加以區分。舉例來說,私人信件一般不要寄到朋友的公司信箱裡,透過這種分類你就不會把斯人信件誤寄到朋友公司信箱裡了。

建立 Google 聯絡人的好處

建立 Google 聯絡人到底有什麼好處呢?

  • 不怕忘也不怕弄丟: 嗯!不過你至少要記得你要找的人的名字或長相。
  • 任何裝置都可以存取,而且跨平台:
    • 個人電腦: 不論你用的是 Windows、Mac OS 還是 Linux,只要連得上網際網路,輸入你的 Google 帳戶進入 Gmail 之後,你就查的到你建立的所有聯絡人資訊。
    • 智慧型裝置: 不論你用的智慧型手機或平版,是 Android 還是 iOS,只要登入 Google 帳戶,你的聯絡人資訊就在你的隨身裝置中,隨時帶著走。
  • 維持聯絡人資料同步: 不論你用哪一種裝置存取你所建立的 Google 聯絡人,存取之後所做的任何變更,你可以同時在所有裝置上看到著些變更。
  • 假如你使用的是智慧型手機,不論你因為任何原因換 SIM 卡,你都不必再擔心手機裡的聯絡人資料會不見!只要重新在手機上登入 Google 帳戶,所有聯絡人會在很短時間內恢復資料。

聯絡人資料安不安全

其實你建立的 Google 聯絡人資料比起你用本子記或是弄個檔案放在電腦裡都安全、也更便利,我列舉幾個比較顯而易見的部分。

  • 跟實體紙本記錄比較:
    • 數位記錄可以保存的更久,不會因為紙張損毀導致筆記模糊不清。更不會因為水淹火燒而損毀。
    • 紙本記錄遺失的話,無聊人士隨撿即用,完全沒有安全性可言。反過來說,實體記錄要弄得很安全的話,越安全取用就越不方便,何況是聯絡人這種需要隨時取用的資訊。
  • 跟記錄在電腦的檔案比較:
    • 會有檔案遺失及損毀的問題,有時候你連搜尋都搜尋不到。
    • 檔案加密碼鎖,取用就不方便。
    • 存在電腦裡就只有那部電腦能存取,除非你把檔案放在雲端。但是這只是一個檔案,裡面的資料其他程式通常無法立即取用。你要打開檔案,記住裡面某人的電話號碼,然後才自己繼續撥號的動作,說有多麻煩就有多麻煩。
  • 只有你的 Google 帳戶才可以存取,裡面的聯絡人資料是不公開的。你無法透過一般的網際網路搜尋找到其他人建立的 Google 聯絡人資料,別人也查不到你的。
  • 即使你智慧型裝置掉了,你也可以遠端把手機上的資料刪光光。

趕快把手上的聯絡人資料都數位化吧!Google 聯絡人完全免費,方便又實用喔!

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